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「勤怠管理システム」という言葉を耳にする機会が増えたけれど、

• 具体的にどんなものなのか
• 導入すると何が変わるのか

疑問に思っていませんか？

今回の記事では、

• 勤怠管理システムの基本的な概念
• 導入によるメリット
• 主な機能
• 種類

自社に最適なシステムを選ぶためのポイント

まで、わかりやすく解説します。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、

従業員の出勤・退勤時刻

労働時間

休憩時間

休暇取得状況

などをデジタルデータで記録・管理するシステムのことです。

• 従来のタイムカードや手書きの出勤簿
• Excelなどを用いた管理方法

と比較して、

• 正確性
• 効率性
• リアルタイム性

に優れています。

従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握します。

集計作業を自動化することで、

• 労務管理の適正化
• 給与計算の効率化
• 働き方改革の推進

に貢献します。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入することで、企業は以下のような多くのメリットを享受できます。

正確な勤怠データの把握

• ICカード
• PC
• スマートフォン
• 生体認証

など多様な打刻方法で、客観的かつ正確な勤怠データをリアルタイムに収集できます。

手入力によるミスや不正打刻を防止します。

正確な労働時間管理を実現します。

勤怠管理業務の効率化

• 従業員の出退勤時間の集計
• 残業時間の計算
• 休暇申請の処理

などを自動化します。

人事・労務担当者の負担を大幅に軽減します。

給与計算システムとの連携により、給与計算業務をスムーズに行えます。

法令遵守の徹底

• 労働基準法などの関連法規に準拠した労働時間管理
• 有給休暇管理
• 残業時間アラート機能

などを活用することで、法令違反のリスクを低減します。

働き方改革関連法への対応も容易になります。

リアルタイムな勤怠状況の可視化

管理者は、

• 従業員の出勤状況
• 残業時間
• 休暇取得状況

などをリアルタイムに把握できます。

労務管理上の問題点を早期に発見し、対応できます。

従業員自身も自身の勤務状況を簡単に確認できます。

ワークライフバランスの意識向上につながります。

不正打刻の防止

• ICカード認証
• 生体認証
• GPS機能

などを活用することで、代理打刻や虚偽の申告といった不正行為を抑制できます。

多様な働き方への対応

• テレワーク
• フレックスタイム制
• シフト勤務

など、多様な働き方に対応した柔軟な勤怠管理が可能です。

• 外出先からの打刻
• 変形労働時間制
• 裁量労働制

など複雑な勤務体系にも対応できるシステムもあります。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムには、一般的に以下のような機能が搭載されています。

打刻機能

• ICカード打刻
• PC打刻 (Webブラウザ)
• スマートフォンアプリ打刻 (GPS機能対応も)
• 生体認証 (指紋、顔認証など)
• タイムレコーダー連携
• LINEやSlackなどのチャットツール連携

勤怠データ管理・集計機能

• 出退勤時間、労働時間、休憩時間の自動集計
• 残業時間、深夜労働時間、休日出勤時間の自動計算
• 有給休暇、特別休暇などの管理
• シフト管理機能

申請・承認ワークフロー

• 休暇申請、残業申請、打刻修正申請などのオンライン申請・承認
• 申請状況の可視化

アラート機能

• 残業時間超過アラート
• 有給休暇取得推奨アラート
• 打刻漏れアラート

レポート・分析機能

• 従業員別、部署別などの労働時間集計レポート
• 残業時間ランキング
• 有給休暇取得率レポート

他システム連携

• 給与計算システム
• 人事管理システム
• スケジュール管理ツール

勤怠管理システムの主な種類

勤怠管理システムは、その提供形態や機能によっていくつかの種類に分類できます。

クラウド型

インターネット経由でサービスを利用する形態。

初期費用を抑えやすく、導入が比較的容易。

メンテナンスやアップデートはベンダーが行うため、管理の手間がかからない。

中小企業から大企業まで幅広く利用されています。

オンプレミス型

自社内にサーバーを設置し、システムを構築・運用する形態。

セキュリティ面で高い自由度とカスタマイズ性を持つ。

初期費用や運用コストは高くなる傾向がある。

大企業やセキュリティ要件の厳しい企業で採用されることが多い。

パッケージ型

既存のソフトウェアを購入し、自社の環境に合わせて設定・運用する形態。

クラウド型とオンプレミス型の中間的な位置づけ。

一定のカスタマイズ性は持つものの、クラウド型に比べると柔軟性は低い場合がある。

タイムレコーダー型

従来のタイムカードをデジタル化したようなシンプルなシステム。

出退勤時間の記録に特化しており、複雑な管理機能は少ない。

小規模なオフィスや店舗で利用されることが多い。

自社に合った勤怠管理システムの選び方

自社に最適な勤怠管理システムを選ぶためには、以下のポイントを考慮することが重要です。

• 従業員数と企業規模: 小規模企業向け、中規模企業向け、大企業向けなど、システムによって得意とする規模があります。
• 勤務形態の多様性: シフト制、フレックスタイム制、テレワークなど、自社の多様な働き方に対応できるか。
• 必要な機能: 打刻方法、集計機能、申請・承認ワークフロー、レポート機能など、必要な機能を洗い出す。
• 既存システムとの連携: 現在利用している給与計算システムや人事管理システムとの連携が可能か。
• 使いやすさ: 従業員全員が抵抗なく利用できるシンプルな操作性であるか。
• 導入・運用コスト: 初期費用、月額費用、サポート費用などを比較検討する。
• セキュリティ: データの安全性やセキュリティ対策が十分であるか。
• サポート体制: 導入時のサポートや、導入後の問い合わせ対応などが充実しているか。
• 無料トライアル: 可能な場合は、無料トライアルを利用して実際に操作感を試してみる。

勤怠管理システムは、企業の働き方を効率化し、労務管理を適正化するための強力なツールです。

導入により、

• 正確な勤怠データの把握
• 業務効率の向上
• 法令遵守の徹底

など、多くのメリットが得られます。

この記事を参考に、自社の課題やニーズに合った最適な勤怠管理システムを選んでみてください。

より良い働き方を実現しましょう。