アーカイブとは、情報を整理し、保管することを意味します。
今回の記事では、
- バックアップとの違い
- 利用するメリット
- アーカイブ機能の使い方
などをわかりやすく解説します。
アーカイブとは
アーカイブとは、情報を整理し、保管することを意味します。
主に、デジタルデータや紙の文書などの保存に用いられます。
バックアップとの違い
バックアップとは、データを復元するために、別の場所にコピーしておくことです。
一方、アーカイブは、情報を保存することを目的としています。
そのため、バックアップでは、最新のデータを保存しておくための処理。
対して、アーカイブでは、過去のデータも含めて保存しておく。
という使い分け方があります。
利用するメリット
アーカイブを利用することで、以下のメリットがあります。
情報の整理
アーカイブすることで、情報を整理しましょう。
必要なときにすぐに取り出すことができます。
データの保全
アーカイブすることで、データの損失や破損を防ぐことができます。
レガシーデータの管理
アーカイブすることで、古いデータや廃止したシステムのデータなどを管理することができます。
アーカイブ機能の使い方
Gメール
Gmailでは、受信トレイからアーカイブしたいメールを選択します。
右クリックメニューから「アーカイブ」を選択します。
受信トレイからアーカイブボックスに移動されます。
Outlook
Outlookでは、受信トレイからアーカイブしたいメールを選択します。
右クリックメニューから「アーカイブ」を選択します。
アーカイブフォルダに移動されます。
インスタグラム
インスタグラムでは、アーカイブ機能を使用して、過去に投稿した写真を整理することができます。
アーカイブしたい写真をタップします。
右上の「•••」をタップします。
メニューから「アーカイブ」を選択します。
アーカイブフォルダに移動されます。
Webページ
Webページでは、サイト管理者がアーカイブ機能を提供している場合があります。
アーカイブ機能を提供しているサイトでは、通常、ページの下部に「アーカイブ」というリンクが用意されています。
このリンクをクリックすると、過去のバージョンのページを閲覧することができます。
古いコンテンツの管理でお困りの方へ
古いコンテンツの管理にお困りの方は、アーカイブ機能を活用することを検討してみてください。
アーカイブ機能を活用することで、古いコンテンツを整理し、保管することができます。
具体的には、以下の方法が考えられます。
アーカイブフォルダを作成して、古いコンテンツを分類する
アーカイブフォルダを作成して、古いコンテンツを分類することで、必要なときにすぐに取り出すことができます。
例えば、
- 業務上の文書は「業務」フォルダ
- 個人的な文書は「プライベート」フォルダ
などのように分類するとよいでしょう。
定期的にアーカイブを行う
定期的にアーカイブを行うことで、古いコンテンツを整理しましょう。
保管する負担を軽減することができます。
例えば、毎月末や四半期ごとに、アーカイブフォルダに移動するルールを定めておくとよいでしょう。
不要なコンテンツは削除する
不要なコンテンツは削除することで、データの保管量を減らしましょう。
ストレージの空き容量を確保することができます。
例えば、
- 期限切れの書類。
- 古くて役に立たなくなったデータ。
などは、削除対象として検討するとよいでしょう。
