ビジネスにおいて、メールは欠かせないコミュニケーションツールです。
しかし、受信トレイにメールが溜まっていくと、必要なメールを見つけるのが難しくなります。
業務効率が低下してしまうこともあります。
そんな課題を解決するのが、Gmailの「アーカイブ」機能です。
アーカイブ機能を使えば、受信トレイからメールを非表示にして保存することができます。
受信トレイをスッキリと整理することができます。
今回の記事では、
- Gmailアーカイブの仕組み
- メリット
- 使い方
- 復元方法
などをわかりやすく解説します。
Gmailをさらに便利に活用したい法人の方、必見です！
Gmailアーカイブとは？
Gmailアーカイブとは、受信トレイからメールを非表示にして保存できる機能です。
アーカイブされたメールは、「すべてのメール」ラベルに移動されます。
検索やフィルター機能を使って簡単に探し出すことができます。
- 受信トレイにメールを残しておきたいけれど、すぐに処理する必要がないもの
- 後から参照したいもの
をアーカイブすることで、受信トレイを整理することができます。
Gmailアーカイブのメリット
Gmailアーカイブには、以下のようなメリットがあります。
受信トレイをスッキリさせられる
不要なメールをアーカイブすることで、受信トレイに本当に必要なメールだけが表示されるようになります。
見やすくなります。
必要なメールを素早く見つけられる
アーカイブされたメールは、「すべてのメール」ラベルに移動されます。
検索やフィルター機能を使って簡単に探し出すことができます。
メールを誤って削除してしまうリスクを減らせる
アーカイブされたメールは削除されません。
そのため、誤って削除してしまうリスクを減らすことができます。
メールのバックアップとして利用できる
アーカイブされたメールは、Gmailサーバーに保存されます。
そのため、メールのバックアップとして利用することができます。
Gmailアーカイブの使い方
Gmailアーカイブは、以下の手順で利用できます。
- アーカイブしたいメールを開きます。
- メール上部のアイコンバーにある「アーカイブ」アイコンをクリックします。
または、
- アーカイブしたいメールにチェックを入れます。
- 上部のメニューバーにある「アーカイブ」ボタンをクリックします。
Gmailアーカイブされたメールの復元方法
Gmailアーカイブされたメールを復元するには、以下の手順で行います。
- 左側のメニューバーにある「すべてのメール」ラベルをクリックします。
- アーカイブされたメールにチェックを入れます。
- 上部のメニューバーにある「受信トレイへ移動」ボタンをクリックします。
または、
- アーカイブされたメールを開きます。
- メール上部のアイコンバーにある「受信トレイへ移動」アイコンをクリックします。
Gmailアーカイブは、受信トレイを整理します。
必要なメールを素早く見つけられる便利な機能です。
ビジネスでGmailを頻繁に利用する方にとっては、ぜひ活用しておきたい機能と言えるでしょう。
上記で紹介した内容を参考に、Gmailアーカイブを有効活用して、業務効率をアップさせていきましょう！
